Jambo née pour éclairer. Ahoj celui qui précède la foule. Le changement est inévitable. Soit on l'anticipe, soit on s'y adapte soit on le subit. Ne subis pas ta carrière professionnelle, construis la. Parfois ce dont tu as besoin n'est pas une connaissance supplémentaire, mais une méthode pour appliquer ce que tu sais déjà. J'ai toujours été consciente de mon don d'écriture. Mais, c'est après avoir lu What Every Christian Writer Needs to Know (ce que tout écrivain chrétien devrait savoir), de la Prophétesse Jennifer Leclaire, et The Scribal anointing (l'onction des Scribes), de la prophétesse Theresa Harvard Johnson que j'ai réalisé comment je pouvais commencer et surtout que je n'avais pas à me cantonner à un genre littéraire. Que le SAINT-ESPRIT te conduise aux enseignements dont tu as besoin. Sois béni(e) à ton arrivée et à ton départ.
"Tout ce que ta main trouve à faire avec ta force, fais-le; car il n'y a ni œuvre, ni pensée, ni science, ni sagesse, dans le séjour des morts, où tu vas." ____ Ecclésiaste 9:10, LS
Organiser sa boîte mail est une habitude à prendre dès les premiers jours de prise de poste. Il n'est jamais trop tard pour corriger le tir, mais plutôt nous prenons les bonnes habitudes, mieux c'est. Les premiers jours, nous découvrons l'entreprise, ses activités, ses métiers, comment elle s'organise et comment elle communique. Puis nous découvrons les outils et nos différentes tâches. Durant cette période, nous devons assimiler, comprendre, mémoriser et traiter un certain nombre d'informations. Certains jours on frôle la surcharge informationnelle (infobésité ou surinformation). Naturellement, durant cette phase d'apprentissage, d'adaptation et de prise en main, la gestion de la boîte mail passe en second. D'autant plus qu'en ce moment on n’a généralement pas encore assez de recul pour évaluer l'importance et la récurrence de certains mails ou type de mails. C'est compréhensible. Toutefois, le danger, c’est qu'à se focaliser sur l'aspect prise en main du poste on a tendance un à négliger l'aspect gestion du poste qui est plus à long terme.
Quand on y repense bien, la messagerie électronique n'est pas qu'un outil de communication. C'est un véritable outil de travail ; nous permettant certes d'échanger, de recevoir, d'envoyer et conserver des informations, mais bien plus encore de gérer notre temps et nos priorités. La culture d'entreprise diffère d'une entité à une autre. En matière d'outils de reporting et communication toutes les entreprises ne se valent pas. Chez l'une l'information est dans les outils, chez l'autre dans les mails et conversations téléphoniques. Certaines sont équipés de logiciels et plateformes de communication collaborative (ex: Skype, Teams, Zoom). D'autres disposent d'un réseau social interne (ex Ellium, Netfrance, workplace).
Les premiers jours, tu ne recevras pas énormément de mails. Les jours se suivront, mais ne se ressembleront pas. Le temps passant les mails s'accumuleront. Je reçois en moyenne une trentaine de mails par jour (le double les semaines de forte activité). J'en connais qui reçoivent beaucoup plus. Une messagerie inondée de mails non classés peut générer stress, perte de productivité ( perte de concentration) et de temps. Il est vrai admettons le que quelques-un(e)s s'en accommodent sans difficultés. Mais, ils sont une minorité. Ci-dessous mes conseils pour t'éviter cette situation.
1. Ne mélange pas tes rôles (séparation)
"Mais que tout se fasse avec bienséance et avec ordre." (1 Corinthiens 14:40)
Ta messagerie professionnelle est professionnelle et non personnelle. Utiliser ta messagerie professionnelle à des fins personnels, à des fins autres que prévues dans ton contrat de travail est malhonnête. En le faisant tu exposes ton employeur à la cybercriminalité et tu t'éparpilles dans la gestion de ton temps. Séparer ses rôles, c’est respecter les temps impartis à chacun et apprendre à se déconnecter quand il faut. C'est s'accorder des vraies pauses. Il est écrit "Je puis tout par Celui qui me fortifie" (Philippiens 4:13). Amen ! Il est aussi écrit "Il y a un temps pour toute chose" (Ecclésiaste 3:1). Amen aussi !
2. N'oppose pas tes rôles (complémentarité)
"Car l'ÉTERNEL donne la sagesse; De sa bouche sortent la connaissance et l'intelligence;" (Proverbes 2:6)
Oui à la séparation, non à l'opposition. Tu es la même personne chez toi, à l'église et au bureau. Tu peux inscrire sur ton agenda professionnel des rendez-vous privés ( ex : visite médicale) pour t'en souvenir. Ne pas opposer ses rôles, c’est reconnaître les priorités et les besoins. Par exemple profiter de tes pauses déjeuner pour appeler des proches, lancer la machine à laver ou réceptionner des livraisons.
3. Décide de lire régulièrement tes mails (décision)
"A tes résolutions répondra le succès ; Sur tes sentiers brillera la lumière." (Job 22:28)
Organise-toi comme tu veux mais, organises toi. Le matin, avant le déjeuner, ou fin de journée accordes toi des moments pour lire, traiter et répondre à tes mails. Je recommande de consulter sa boîte 4 à 5 fois par jour ou toutes les 3 heures. Ne laisse pas le nombre de mails non lus te dépasser ou te décourager. L'objectif n'est pas de consulter ta boîte mail toutes les 5 minutes. Autrement tu passerais ton temps à ne faire que ça. C'est d'ailleurs une raison de démission de plus en plus évoquée en entreprise.
Il y a des gens qui démissionnent non pas parce qu'ils n'aiment pas leur poste, mais parce qu'ils ont le sentiment d'être toujours dans l'urgence ou craignent de devoir passer plus de temps à répondre à des mails (les demandes ah-oc) qu'à faire ce qui est important. Le défi est d'intégrer les imprévus (les urgences des autres) sans perturber tes priorités. Les premiers mois ce défi te semblera impossible ou difficile à réaliser. N'abandonne pas. Plus tu deviens autonome, mieux tu anticipes tes priorités et mieux tu gères les imprévus. Si malgré tout ce sentiment perdure alors que tu es autonome et que tu as prié en demandant l'aide du SEIGNEUR, c'est soit un indicateur que tu as besoin d'aide sur ton poste, soit une alerte du SAINT-ESPRIT te demandant de te préparer à quitter ton poste. J'ai écrit "te préparer à quitter" et non "quitter" car un départ se prépare.
4. Tague ou catégorise (identification)
Les tagues sont pour les mails non lus ou non traités. Taguer ou catégoriser tes mails te permet de distinguer les mails auxquels tu dois répondre, ceux pour lesquels tu as une action à faire, et ceux dont tu dois juste prendre connaissance.
5. Crée des dossiers (rangement)
" Il y a une place pour toute chose et toute chose devrait-être à sa place." ma reformulation de la célèbre citation de l'Écossais Samuel Smiles (1812 – 1904).
C'est bien connu un espace rangé est bon pour le moral. De même une messagerie électronique organisée est un facteur de productivité. Les dossiers te permettent de retrouver rapidement un mail (ou le dernier mail d'une série d'échanges). Personnellement j'ai des dossiers par thème et si besoin des sous-dossiers pour des mails récurrents. Je ne laisse en boîte de réception que les mails non lus ou non traités.
6. Supprime les mails sans aucune plus-value (désencombrement)
"Celui qui se relâche dans son travail Est frère de celui qui détruit." (Proverbes 18:9)
Il ne sert à rien de conserver des mails sans aucune plus-value dans ta messagerie. Typiquement ce sont les mails de remerciement, de souhait (anniversaire, noël, nouvelle année, etc) ou de félicitation. Une fois que tu en as pris connaissance et répondu, tu peux les supprimer.
7. Prend des notes
Il existe des applications telles que pense-bête, et Post-it te permettant de noter ta to-do liste (choses à faire) ou ta talk-about liste (sujets à discuter). Les prises de note t'aideront à t'organiser et t'éviteront d'oublier ce qui est important au profit de ce qui est urgent.
** Jambo = Bonjour en swahili (Tanzanie)
** Ahoj = Bonjour en slovaque